Haftanın Özeti ve Örnek Veli İletişim Formları Paylaşımı
Üçüncü ve en “insan” odaklı haftamızı tamamladık. Bir okulun, binasından ve müfredatından önce, içindeki “ekip” ve dışındaki “topluluk” ile var olduğunu gördük.
Okulunuzun kalbini oluşturan mutlu bir personel ve size güvenen bir veli ağı olmadan, en iyi eğitim felsefesinin bile hayata geçemeyeceğini net bir şekilde anladık.
Bu hafta boyunca rüya takımı kurmanın sırlarını, onları motive etmenin yollarını ve velilerle sarsılmaz bir güven bağı inşa etmenin stratejilerini inceledik.
Bu Pazar gününü, bu kritik hafta boyunca öğrendiklerimizi pekiştirmek ve bu iletişimi profesyonel bir zemine oturtmanızı sağlayacak örnek form şablonlarını paylaşmak için ayırdık.
3. Hafta Boyunca Neler Konuştuk? (İnsan > Bina)
15. Gün: Rüya Takımı Kurmak
Başarının anahtarının doğru işe alımda yattığını; CV’den çok “şefkat testi”ne, ezber cevaplardan çok “durumsal mülakat soruları”na ve “deneme dersi”ne güvenmemiz gerektiğini öğrendik.
[15. Günün Yazısına Göz Atın]
16. Gün: Personel Motivasyonu
“Mutlu Öğretmen = Mutlu Çocuk” denklemini çözdük. Takdir kültürünün, profesyonel gelişime yatırım yapmanın ve mikro yönetimden kaçınmanın, maaştan daha güçlü bir bağlayıcı olduğunu gördük.
[16. Günün Yazısına Göz Atın]
17. Gün: Etkili Veli İletişimi
Güvenin, sorun çıktığında değil, “proaktif” ve “pozitif” iletişimle kurulduğunu anladık. Şeffaflığın ve doğru kanalları kullanmanın önemini kavradık.
[17. Günün Yazısına Göz Atın]
18. Gün: Kriz Yönetimi
En zorlu anlarda (öfkeli veli, sosyal medya krizi) bile paniklemeden, “tepki” değil “cevap” vermeyi öğrendik. Krizi, profesyonelliğimizi kanıtlama fırsatına çevirmenin adımlarını inceledik.
[18. Günün Yazısına Göz Atın]
19. Gün: Okul-Aile İşbirliği
Veliyi “müşteri” olmaktan çıkarıp “eğitim ortağı” yapmanın yollarını keşfettik. Atölye ve seminerlerle okulu nasıl bir topluluk merkezine dönüştürebileceğimizi planladık.
[19. Günün Yazısına Göz Atın]
20. Gün: Dijital İletişim Sistemleri
WhatsApp kaosuna son verip, Okuldan.com.tr gibi profesyonel mobil uygulamalarla iletişimi nasıl standardize edeceğimizi ve kurumsal kimliğimizi nasıl güçlendireceğimizi öğrendik.
[20. Günün Yazısına Göz Atın]
Haftanın Hediyesi: Profesyonel Form Şablonları (Neleri İçermeli?)
İletişim, doğru araçlarla yapılır. İşte okulunuzda mutlaka bulunması gereken iki temel formun içermesi gerekenler:
1. Aday Kayıt ve Bilgi Formu (İlk İzlenim)
Bu form, sadece bilgi toplamak için değil, aynı zamanda ne kadar detaylı ve profesyonel olduğunuzu göstermek içindir.
Çocuk Bilgileri: Adı, TC Kimlik No, Doğum Tarihi, Cinsiyeti.
Aile Bilgileri: Anne-Baba Adı, Meslekleri, Cep Telefonları, E-posta Adresleri, Ev Adresi.
Acil Durum: Acil durumda ulaşılabilecek (anne-baba dışında) 2 kişinin Adı/Telefonu.
Sağlık Bilgileri (Çok Önemli):
Geçirdiği ciddi bir hastalık/ameliyat var mı?
Bilinen bir alerjisi var mı? (Gıda, ilaç, böcek vb. – Çok detaylı sorulmalı).
Düzenli kullandığı bir ilaç var mı?
Çocuğun kan grubu.
Daha önce ateşli havale geçirdi mi?
Görme/İşitme sorunu var mı?
Gelişimsel Bilgiler:
Tuvalet eğitimi tamamlandı mı?
Öğle uykusu alışkanlığı var mı?
Kendi kendine yemek yiyebiliyor mu?
Korkuları, fobileri veya özel alışkanlıkları (uyku arkadaşı vb.) var mı?
Daha önce bir okul/bakıcı deneyimi oldu mu?
Resmi İzinler:
[ ] Okul etkinliklerinde çekilen fotoğraf/videolarının okulun sosyal medyasında/web sitesinde kullanılmasına izin veriyorum.
[ ] Acil bir durumda, veliye ulaşılamasa dahi, okul yönetiminin en yakın sağlık kuruluşuna çocuğu götürmesine izin veriyorum.
2. Veli Memnuniyet Anketi (Yıllık Geri Bildirim)
İşinizi ne kadar iyi yaptığınızı öğrenmenin tek yolu, anonim olarak sormaktır. Yıl ortasında ve yıl sonunda mutlaka yapılmalı. (1-5 arası puanlama sistemi + yorum alanı ile)
Genel Yönetim ve İletişim:
Okul yönetiminden (müdür, idare) ne kadar memnunsunuz?
Okulun veli iletişimi (bilgilendirme, hız, şeffaflık) yeterli mi?
Kullanılan mobil bilgilendirme sisteminden memnun musunuz?
Eğitim Kadrosu:
Çocuğunuzun sınıf öğretmeninin iletişimi ve pedagojik yaklaşımından memnun musunuz?
Branş dersi öğretmenlerinin (İngilizce, müzik vb.) yeterliliğini nasıl buluyorsunuz?
Eğitim Programı ve Tesis:
Uygulanan eğitim programının (felsefemizin) çocuğunuza katkı sağladığını düşünüyor musunuz?
Okulun fiziksel donanımı ve hijyen standartları yeterli mi?
Yemek listelerinin çeşitliliği ve kalitesinden memnun musunuz?
Açık Uçlu Sorular:
Okulumuzda en çok beğendiğiniz 3 şey nedir?
Okulumuzda geliştirilmesi gerektiğini düşündüğünüz 3 şey nedir?
Okulumuzu başka bir veliye tavsiye eder misiniz? (NPS Skoru)
Veli memnuniyet anketini anonim mi yapmalıyım, yoksa isimli mi?
Dürüst ve filtresiz cevaplar almak istiyorsanız kesinlikle anonim yapmalısınız. Veliler, isimlerini verdiklerinde, olumsuz yorumlarının çocuklarına karşı bir tutum değişikliğine yol açabileceğinden çekinirler. Google Forms gibi dijital araçlarla anonim anketler oluşturabilirsiniz.
Kayıt formu gibi yasal evrakları dijital olarak saklayabilir miyim?
Evet, KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) kurallarına uyduğunuz sürece saklayabilirsiniz. Dijital formlar, bilgiyi kaybetmemek ve kolayca erişmek için çok daha verimlidir. Ancak, veliden alınan "ıslak imzalı" bir izin metnini (Örn: sözleşme, KVKK aydınlatma metni) fiziksel olarak da dosyalamanız gerekebilir.
Kayıt sırasında veliden çok fazla detaylı bilgi istemek (fobileri, alışkanlıkları vb.) onları korkutur mu?
Tam tersi. Bu, sizin ne kadar detaylı ve çocuğun bireysel ihtiyaçlarına ne kadar önem veren bir kurum olduğunuzu gösterir. Veliler, çocuklarıyla ilgili bu özel detayların sorulmasından ve kayıt altına alınmasından memnuniyet duyarlar.
Veli memnuniyet anketinden çok olumsuz sonuçlar çıkarsa ne yapmalıyım?
Bu bir hediye! Nerede yanlış yaptığınızı size ücretsiz olarak söylemişler demektir. Sonuçları asla halının altına süpürmeyin. Bir veli toplantısı veya genel bir bülten ile şunu yayınlayın: "Değerli velilerimiz, anketimize katıldığınız için teşekkür ederiz. En çok eleştiri alan X konusunda şu iyileştirmeleri yapmaya karar verdik..." Bu, şeffaflığınızı ve çözüm odaklılığınızı gösterir.
"Okulumuzu tavsiye eder misiniz?" sorusu neden bu kadar önemli?
Bu soru (Net Promoter Score - NPS), veli sadakatinin en önemli ölçüm aracıdır. Size 9-10 puan verenler "destekçiniz", 7-8 verenler "pasif", 0-6 verenler ise "kötüleyen" velilerdir. Amacınız, kötüleyenleri pasife, pasifleri ise destekçiye çevirmek olmalıdır.
